履歴書の送付状（添え状）は必要？手書き・パソコンの書き方とコピペ用テンプレート

そもそも履歴書の送付状（添え状）は必要？

「履歴書を送るだけなのに、送付状は必要なの？」と感じる方は多いかもしれません。ビジネスシーンでは送付状（添え状）は「誰が・誰に・何を送ったか」を伝える公式な案内状であり、応募書類に同封するのが基本マナーです。

送付状が無いからといって直ちに不採用になるわけではありません。しかし、多くの郵便物を扱う採用担当者にとって中身を一目で把握できる送付状は「同封されていて当然の書類」と考えられており、無いと一般的なビジネスマナーが身についていないと判断され、マイナス評価につながる可能性があります。少しの手間で防げる減点を避けるためにも、郵送時は送付状を同封しましょう。

なお、面接に直接持参して手渡しする場合は、対面で挨拶ができるため送付状は不要です。

参考記事：【20代向け】職務経歴書とは？履歴書との違いと書き方入門ガイド

履歴書の送付状（添え状）は手書きとパソコンどちらが良い？

作成方法について結論からお伝えすると、現代のビジネスシーンにおいてはパソコンでの作成が主流であり、無難な選択と言えます。

多くの企業では日々の業務でパソコンを使用するため、Wordなどの文書作成ツールを使いこなせるスキルの証明にも繋がります。また、一度フォーマットを作れば宛名や日付を変えるだけで使い回せるため、効率的かつ読みやすいパソコン作成を選ぶ応募者が一般的な傾向です。

しかし、手書きが絶対にマナー違反になるわけではありません。丁寧な文字で手書きされた送付状は、採用担当者に強い熱意や誠実な人柄を伝える武器になることもあります。

送付状はあくまで「挨拶状」の役割です。作成方法だけにこだわりすぎず、履歴書や職務経歴書の中身を高めることにもしっかり時間をかけましょう。

手書きで送付状を作成するメリットと注意点（向いている人・企業）

手書きによるメリットと効果

履歴書の送付状を手書きする際、横書きや縦書きを問わず、最大のメリットは「丁寧さ」と「人柄」がダイレクトに伝わることです。手書きの文字からは、その書類を作成するために費やした時間と労力が垣間見えるため、熱意の証明になり得ます。

もしあなたが未経験業種に応募する20代であり、実務経験や特別なスキルでアピールしきれないと感じているなら、手書きの丁寧さが「仕事への真摯な姿勢」として好意的に受け取られる可能性が高いと言えます。就活での添え状の手書きは、こうした自己アピールの一環として活用できる戦略です。

手書きがマイナス評価になるリスク

一方で、応募先の企業風土によっては、手書きが裏目に出るリスクも考えられます。

IT企業や外資系企業、スピード感を重視するベンチャー企業などでは、業務の合理性やITスキルが強く求められる傾向があります。このような企業に対し、あえて手書きの送付状を送ると「非効率的である」「パソコンの基本スキルに不安があるのではないか」とネガティブに捉えられるケースがあります。

そのため、自分の志望する企業がどのような文化を持ち、どのような人材を求めているのかを事前に分析し、手書きとパソコンのどちらが適しているかを慎重に判断することが重要です。

手書き送付状の基本マナーと必要な道具

便箋と封筒の選び方

手書きで送付状を作成する場合、用紙選びにも気をつかう必要があります。一般的には、履歴書と同じA4サイズの白無地、またはビジネス用途に適したシンプルな罫線入りの便箋を選ぶのがマナーです。

キャラクターのイラストが入ったものや、派手な色の用紙はビジネスシーンにふさわしくないため避けるようにします。封筒についても、書類を折らずに入れられる「角形2号（角2）」の白、または薄茶色の封筒を用意することが推奨されています。

筆記具の選び方と修正ルール

文字を書くためのペン選びも重要です。インクの色は必ず「黒」を使用します。太さが0.5mmから0.7mm程度のゲルインクボールペン（例えば「ゼブラ サラサ」など）や、万年筆を使用すると、文字がかすれにくく美しく仕上がります。

注意点として、摩擦で消えるタイプのボールペンは公的な文書やビジネスの場では絶対に使用してはいけません。郵送時の温度変化などで文字が消えてしまうリスクがあるためです。

また、手書きの途中で一文字でも間違えてしまった場合は、修正液や修正テープを使うことは厳禁です。面倒でも必ず新しい便箋を用意し、最初から書き直すのが正しいビジネスマナーです。

手書き送付状の書き方とフォーマット

縦書きと横書きの使い分け

送付状は縦書きと横書きのどちらが良いか迷うことがあるかもしれません。手書きの手紙において、本来は「縦書き」の方がより格式高く、丁寧な印象を与えるとされています。

しかし、同封する履歴書や職務経歴書が一般的に横書きのフォーマットであるため、履歴書の添え状を手書きで横書きにすること自体はマナー違反にはなりません。全体の統一感を持たせる意味でも、横書きを選ぶ応募者は多い傾向にあります。

送付状に含めるべき基本項目

送付状には、定型的なビジネス文書の構成要素を漏れなく記載する必要があります。添え状を手書きする際、以下の要素を順番に盛り込むと自然な構成になります。

• 日付
  書類を郵送する年月日を記載します。履歴書に記入した日付やポストに投函する日と統一することが重要です。

• 宛名
  企業名、部署名、採用担当者名を正確に記載します。株式会社を「（株）」と省略するのはマナー違反です。

• 署名（差出人情報）
  自分の住所、氏名、電話番号、メールアドレスを記載します。

• 頭語と結語
  「拝啓」で書き出し、文章の最後は「敬具」で結びます。

• 時候の挨拶と本文
  「貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」といった定型句の後に、求人に応募する旨を簡潔に伝えます。

• 同封書類の一覧（記書き）
  中央に「記」と書き、その下に履歴書1通、職務経歴書1通など、同封している書類の内容と部数を箇条書きで記載し、最後に右下に「以上」と締めます。

コピペで使える送付状（添え状）の簡単テンプレート

パソコンで簡単に作成できる標準的な送付状のテンプレートを紹介します。未経験での就職や転職活動でも問題なく使えるシンプルな構成です。以下のテキストをコピーして文書作成ソフトに貼り付け、ご自身の情報に書き換えてご活用ください。

各項目のレイアウトと書き方（横書きの場合）

• 日付（右寄せ）：一番上の行の右端に投函日を記載します。履歴書等と和暦・西暦の表記を統一します。
• 宛先（左寄せ）：会社名は「株式会社」と正式名称で。担当者名が不明なら「採用ご担当者様」とします。
• 差出人情報（右寄せ）：郵便番号・住所・氏名・連絡先（日中つながる電話とメール）を記載します。
• 件名（中央揃え）：「応募書類の送付について」が標準です。
• 頭語・結語：「拝啓」は左、「敬具」は右に配置します。
• 本文：時候の挨拶に続けて応募の旨を簡潔に。自己PRは書かず履歴書・職務経歴書に委ねます。
• 記書き：中央に「記」、同封書類と部数を列挙し、右下に「以上」で締めます。

ハローワーク経由・就活で気をつけたい送付状のポイント

ハローワーク指定時の作成ポイント

20代の就職活動において、ハローワークを通じて求人に応募するケースも多くあります。ハローワーク経由の応募であっても、送付状を同封するのは基本的なビジネスマナーです。

ハローワーク経由での応募で送付状を作成する場合、本文の中に「ハローワークの紹介状を同封している旨」を明記することが重要です。これにより、採用担当者が応募経路を瞬時に把握でき、スムーズな書類確認に繋がります。

具体的には、本文の挨拶の後に「この度、ハローワークの紹介状をいただき、貴社の求人に応募させていただきたく、下記の書類を送付いたしました。」といった一文を添えるのが適切です。

新卒・既卒の就活における注意点

就活の送付状を作成する際、社会人経験がない新卒や既卒の方にとっては、細かいマナーが不安の種になりがちです。就活における添え状のマナーとしては、自己PRを長々と書きすぎないことが挙げられます。

送付状の目的はあくまで「同封物の案内」と「丁寧な挨拶」です。熱意を伝えたいあまり本文に志望動機や自己PRをびっしり書くと、かえって担当者の読む負担を増やしてしまいます。自己PRは履歴書や職務経歴書の所定の欄で伝え、送付状は簡潔にまとめましょう。

送付状でやりがちなNG3選

パソコンのテンプレートを使えば簡単に作成できる送付状ですが、少しの油断が印象を下げることがあります。初心者が陥りがちなNGを3つ紹介します。

• 宛名の使い回しミス：テンプレートを使い回す際、他社の宛名のまま送ってしまう失敗です。印刷前に企業名・部署名が正しいか必ずダブルチェックしましょう。
• 自己PRや志望動機を長々と書く：送付状は案内状です。アピールは履歴書・職務経歴書で行います。
• 希望条件やネガティブな事情を書く：日程・入社時期の希望や退職理由などは送付状に書かず、必要なら履歴書の本人希望欄を使います。

【最終チェックリスト】送付状を含めた応募書類の郵送マナー

送付状が完成したら、最後にすべての書類を正しい状態に整えて封筒に入れます。書類の扱い方一つで、採用担当者が受け取る印象は大きく変わります。

• 書類の正しい重ね順を守る
  採用担当者が上から順に確認しやすいよう重ねます。ハローワークの紹介状を同封する場合の順番は、上から次の通りです。

  1. 送付状（添え状）
  2. ハローワークの紹介状
  3. 履歴書
  4. 職務経歴書
  5. その他補足資料（自己PR書やポートフォリオなど）

• 透明なクリアファイルに入れる
  上記の順に重ねた書類は、折れや水濡れを防ぐため、A4サイズの無色透明な新品のクリアファイルに挟みます。

• クリップの留め方に注意する
  ホッチキスは避け、左上をゼムクリップで軽く留めます。コピーやファイリングの妨げにならない配慮です。

• 封筒の表面に赤字で記載する
  宛名の左下あたりに「応募書類在中」と赤いペンで書き、定規で赤い線で囲みます。専用スタンプでも問題ありません。

まとめ

履歴書を郵送する際の送付状（添え状）は、同封するのが基本マナーです。作成方法はパソコンが主流ですが、手書きで丁寧さや熱意を伝える選択も有効で、応募先の社風や自分のアピールポイントを踏まえて選びましょう。

パソコンで横書きの基本レイアウトとテンプレートを用意しておけば、宛名と日付を変えるだけで数分で完成します。細かなマナーで悩む時間を減らし、その分を履歴書の内容推敲や面接対策に充てることが、書類選考突破への近道です。

郵送前の最終チェックリストを活用し、正しい順番と丁寧な梱包で書類を提出して、面接への第一歩を自信を持って踏み出してください。