【20代向け】面接メールの書き方と返信講座｜そのまま使える例文集付き

面接メールの書き方で悩む方へ！マナーは「型」を覚えれば難しくない

社会人経験が浅い方や未経験から転職を目指す方にとって、企業へのメール連絡はプレッシャーを感じやすいポイントです。失礼な文章になっていないか、どう返信するのが正解なのかと、面接メールの書き方に悩む方は少なくありません。

しかし、ビジネスメールには決まった型が存在します。メールの返し方や面接前後の連絡において、その型をそのまま真似するだけで、採用担当者に十分な好印象を与えることが可能です。

もしあなたが特別なスキルを持っていなくても、メール対応が丁寧であれば「ポテンシャルが高く、真面目に働いてくれそう」という肯定的な評価に繋がる可能性が高いです。自信を持って連絡できるよう、まずは基本の型を知ることから始めましょう。

まずはこれだけ！面接メールを構成する「5つの基本ルール」

会社との面接に関するメールを作成する際、基本となる構造は常に同じです。面接のビジネスメールは、以下の5つの要素で構成されます。

1. 宛名

メールの冒頭には、必ず送信先の企業名、部署名、担当者名を記載します。企業名に（株）などの略称は使わず、株式会社と正式名称で書くのがマナーです。

2. 挨拶と名乗り

面接の挨拶メールでは、「お世話になっております」という一言の後に、自分のフルネームを名乗ります。新卒の場合は大学名と学部名を添え、中途の場合は氏名のみで問題ありません。

3. 用件と本文

何についての連絡なのかを簡潔に伝えます。一文が長くなりすぎないよう適度に改行を入れ、パッと見て内容が理解できるレイアウトを心がけます。

4. 締めの言葉

「よろしくお願いいたします」や「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします」といった言葉で文章を締めくくります。

5. 署名

メールの最後には、自分の氏名、電話番号、メールアドレス、住所を記載した署名を配置します。署名は、Gmailなどのメールツールであらかじめ自動挿入されるように設定しておくと、入力漏れを防ぐことができ便利です。

返信時の最重要マナー！件名と送信時間の正解とは

面接の返信メールを作成する際、内容以上に注意すべきなのが送信のタイミングと件名の扱い方です。これらは面接のメールマナーにおいて重要な評価ポイントとなります。

レスポンスの早さが評価を左右する

採用担当者は、メールの文面や返信スピードから、応募者のコミュニケーション能力や社会人としての基本スキルを評価する傾向があります。
原則として、企業からのメールには24時間以内に返信するのがベストです。

件名は「Re:」を残したまま返信する

企業から届いたメールに返信する場合、件名についている「Re:」は消さずにそのまま送信します。採用担当者は日々膨大な数のメールを処理しているため、件名を変えてしまうとどの件に対する返信かが分からなくなり、見落とされるリスクが高まります。

営業時間内（9時〜18時）の送信を心がける

メールの送信は、企業の一般的な営業時間である9時から18時の間に送るのが理想的です。深夜や早朝の送信は、生活リズムに懸念を抱かれる可能性があるため、夜間に作成したメールは翌朝の営業時間になってから送信することをおすすめします。

【シーン別】そのまま使える！面接・面談メールの例文集

ここからは、企業へのメールでそのまま使えるテンプレートを紹介します。以下の例文をコピーしてご自身の状況に合わせて書き換えるだけで、面接や面談の連絡用メールとしてすぐに活用できます。

面接日程の候補を提示された場合の返信

企業から複数の面接日程候補を提示され、その中から希望日時を選んで確定させる場合の例文です。

面接日程確定の例文

件名：Re: 面接日程のご案内（氏名）

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。
面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただいた日程のうち、以下の日時で面接をお願いしたく存じます。

・〇月〇日（〇）〇時〇分〜〇時〇分

当日は何卒よろしくお願いいたします。

---
氏名（ふりがな）
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com
住所：〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇 1-2-3

こちらから面接の希望日程を提示する場合

企業から希望日程をいくつか提示してほしいと求められた場合の例文です。面接のメール例として多く使われるパターンです。

希望日程提示の例文

件名：Re: 面接日程のご案内（氏名）

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。
面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

面接の希望日程につきまして、以下の日時をお送りいたします。

・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時

上記の日程でご都合がつかない場合は、再度調整いたしますのでお申し付けください。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

---
（署名）

日程の再調整をお願いする場合

やむを得ない事情で、すでに確定していた面接日程を変更してもらいたい場合の例文です。

日程再調整の例文

件名：面接日程 再調整のお願い（氏名）

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。
〇月〇日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇と申します。

大変申し訳ございませんが、現職の急な業務の都合により、お約束していた日時にお伺いすることが難しくなってしまいました。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、面接日程の再調整をお願いできないでしょうか。

以下の日程であればお伺いすることが可能です。

・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時

ご迷惑をおかけしてしまい、深くお詫び申し上げます。
何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。

---
（署名）

面接辞退の連絡をする場合

他社で内定が出たなどの理由で、面接を辞退したい場合の例文です。

面接辞退の例文

件名：面接辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。
〇月〇日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇と申します。

大変恐縮ですが、一身上の都合により、今回の面接の辞退をお願いしたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を調整していただいたにもかかわらず、このようなお返事となり誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことをご容赦ください。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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（署名）

採用担当者はここを見ている！面接メールの「NG行動」チェックリスト

メールを送信する前に、必ず見直すべきポイントがあります。
以下のようなNG行動は、基本的な面接のメールマナーがないと判断されるリスクが考えられます。企業との面談メールを送る前に、しっかりと確認してください。

誤字脱字や企業名の表記間違い

宛名の誤字は悪印象を与える要素の一つです。企業名を入力する際は、前株や後株の間違いがないか、株式会社を（株）と略していないかを入念にチェックします。

砕けた敬語表現の使用

「了解しました」や「ご苦労様です」といった表現はビジネスシーンでは不適切です。「承知いたしました」や「お疲れ様です」といった正しい敬語に変換するよう心がけます。

深夜帯の送信や絵文字の使用

深夜や早朝の送信は、非常識な時間帯の連絡としてマイナス評価に繋がる可能性が高いです。また、ビジネスメールにおいて絵文字や過剰な記号の使用は避けるのが一般的です。

まとめ

面接に関わるメールのやり取りは、あなた自身の丁寧さや誠実さをアピールする絶好のチャンスです。最初は慣れない表現に戸惑うかもしれませんが、基本となる5つの要素を守り、適切な時間帯に返信を心がければ、マナー違反になることはありません。

今回紹介したテンプレートを活用し、誤字脱字のない丁寧な文面で連絡を行えば、採用担当者に安心感を与えることができます。事前準備をしっかりと行い、自信を持って面接本番に進んでください。